13 CARACTÉRISTIQUES DU PBX HÉBERGÉ VOTRE ENTREPRISE DEVRAIT ÊTRE UTILISÉE

Il ne fait aucun doute qu’un système téléphonique PBX hébergé a une plus large gamme de fonctionnalités que le PBX traditionnel. En dehors des caractéristiques communes, telles que: Identification de l’appelant, Appel en attente et Transfert d’appel, un PBX hébergé offre de nombreuses autres fonctions très utiles.

En voici quelques-unes, qui profiteront certainement à votre entreprise en transformant votre système téléphonique de bureau d’un simple moyen de communication en un outil d’efficacité et de satisfaction de la clientèle.

IVR

C’est probablement la caractéristique la plus populaire d’un PBX hébergé, qui permet un acheminement efficace des appels et des économies importantes. La fonction de réponse vocale interactive, également appelée fonction de standard automatique, fournit à l’appelant une liste de choix conçus pour se connecter à l’extension souhaitée beaucoup plus rapidement. En tant que tel, le standard automatique diminue la pression sur la réceptionniste de l’entreprise en éliminant le besoin de filtrer et de distribuer les appels. Plusieurs arborescences IVR peuvent être utilisées si vous souhaitez proposer aux appelants plusieurs langues ou envoyer des appels à des sous-services.

Des extensions ou des numéros directs peuvent être atteints simplement en écoutant le menu personnalisé et en sélectionnant le numéro correspondant au contact. Ou, mieux encore – sans avoir à écouter toute la liste des choix – les appelants sont autorisés à rechercher le bon membre du personnel en utilisant une fonction Smart Dial-by-Name.

Règles de réponse

Cette fonctionnalité Virtual PBX vous permettra de configurer différents modèles de temps pour la gestion des appels. Vous pouvez configurer vos règles de routage des appels en fonction de vos heures d’ouverture et acheminer les appels vers différents employés sur site et à distance. Habituellement, les options sont: par heures, par jour de la semaine, par date ou par semaine.

Musique personnalisée en attente

Music on Hold est un excellent outil PBX hébergé pour fournir à vos appelants une meilleure expérience lorsqu’ils atteignent votre entreprise et personne n’est disponible pour prendre l’appel immédiatement. La plupart des entreprises optent pour une musique calme, apaisante, semblable à celle d’un Buddha-bar, mais vous pouvez également choisir d’avoir des enregistrements indiquant à votre interlocuteur vos nouvelles promotions, votre emplacement, etc.

Redirection d’urgence  

Cette fonctionnalité est cruciale pour garantir qu’aucun appel n’est manqué même en cas d’interruption d’Internet ou de panne d’électricité. Il offre la possibilité de rediriger automatiquement vos appels entrants vers une autre destination (un autre numéro de téléphone ou une extension) lorsque votre numéro de poste / entreprise est hors ligne.

Surveillance des appels du gestionnaire

Manager Call Monitoring, également connu sous le nom de «Barge-in», vous permet d’écouter une conversation en cours entre une ligne de votre entreprise et une ligne extérieure, ou entre deux lignes internes. Vous pouvez accéder à l’appel avec l’audio bidirectionnel (les participants peuvent vous entendre), utilisez l’option Chuchotement pour communiquer avec l’une des parties ou l’option Espion, sans que ces personnes ne soient conscientes qu’elles sont écoutées.

Groupes de recherche

Le Hunt Group distribue un appel entrant sur un numéro à plusieurs périphériques, en appelant tous les utilisateurs inactifs, jusqu’à ce que l’appel soit détecté. Le système peut être configuré pour sonner simultanément (tous les utilisateurs en même temps), séquentiellement (si le premier utilisateur n’est pas disponible, sonner le prochain agent disponible), ou dans un cycle (en boucle).

Trouvez-moi / Suivez-moi

Ce service vous permet de définir un numéro de téléphone qui est alerté séquentiellement ou simultanément avec votre numéro de téléphone VoIP lors de la réception d’un appel entrant. Si vous ne répondez pas, l’appel est libéré et le service passe à l’appel du numéro suivant.

Identifiants d’appel

Les identificateurs d’appel permettent aux utilisateurs d’identifier les appels entrants à partir du numéro de téléphone de leur bureau lorsque leur ligne est transférée ou que Me trouver / Suivez-moi est actif. Une entrée de préfixe sera ajoutée au début de l’identification de l’appelant réel de l’appelant pour informer l’utilisateur que l’appel était destiné au secteur d’activité.

Ou, vous pouvez définir des identifiants pour un usage interne. Par exemple, si vous avez des extensions groupées par départements et que vous avez des employés qui répondent à plusieurs files d’attente, vous pouvez faire précéder le nom de l’appelant par le nom du département (par exemple: Ventes: John Doe).

Interphone

Pourquoi utiliser un système de haut-parleurs supplémentaire dans tout le bâtiment lorsque vous pouvez utiliser les téléphones comme haut-parleurs? Vous pouvez configurer une extension qui enverra des appels intercom via le système de haut-parleurs intégré à vos téléphones IP. Si vous souhaitez relayer un message à certains ou à tous les employés de votre entreprise ou d’un groupe, il vous suffit de composer le numéro de téléavertisseur et les autres participants entendront votre voix sur leur haut-parleur sans avoir à prendre d’appel. Vous pouvez choisir entre l’audio bidirectionnel, afin que les autres parties peuvent parler, et l’audio unidirectionnel, lorsque votre voix est envoyée aux appareils sans possibilité de recevoir une réponse.

Salle de conférence

La conférence permet à plusieurs utilisateurs de se rencontrer dans le même appel, quel que soit leur emplacement. Votre salle de conférence peut être une option dans votre menu IVR, ou peut être configurée avec un nombre différent. Vous pouvez même attribuer différents numéros locaux, sans frais ou internationaux à votre salle de conférence, de sorte que chaque participant appelle un numéro local.

IP Restriction   

This Hosted PBX feature is crucial if you wish to increase the security of your lines and ensure that they are not used by anyone outside your network. IP restriction is a feature that allows you to restrict the access to the service to only one IP address.

Restriction IP  

Cette fonction PBX hébergé est cruciale si vous souhaitez augmenter la sécurité de vos lignes et vous assurer qu’elles ne sont pas utilisées par des personnes extérieures à votre réseau. La restriction IP est une fonctionnalité qui vous permet de restreindre l’accès au service à une seule adresse IP.

Retentir

C’est un moyen facile de lier votre système téléphonique d’affaires avec votre site Web et de montrer le soin à vos clients en les appelant au lieu de vous appeler. Il s’agit essentiellement d’un script de site Web que vous ajoutez sur votre site Web. Votre site demandera à l’utilisateur d’entrer son numéro de rappel et se connectera à votre PBX hébergé afin de faire un appel sortant au numéro spécifié, et sonnera dans votre bureau en même temps afin que vous puissiez prendre l’appel. Assurez-vous que quelqu’un est disponible pour le ramassage, un client recevant un appel de votre part et écoutant un message vocal à la place ne sera pas très bénéfique pour votre image.

Annuaire de l’entreprise

Les listes de contacts mises à jour sont difficiles à maintenir, en particulier pour les grandes entreprises. Un annuaire d’entreprise fournit une liste complète de toutes les extensions actives et de leurs utilisateurs, facilitant la communication interne; Une fois qu’un nom d’utilisateur de poste a été modifié ou qu’une nouvelle extension a été ajoutée, les informations sont mises à jour dans le répertoire sans aucune action supplémentaire. Les utilisateurs n’ont plus besoin de rechercher les informations de contact dans d’autres systèmes et de composer des numéros manuellement. En outre, le répertoire de l’entreprise facilitera l’accès des appelants, car ils pourront accéder à une extension en entrant une partie du nom de l’utilisateur.

La plupart des entreprises ne savent pas ce que chacune de leurs fonctionnalités PBX hébergé fait et n’utilisent pas le système téléphonique à son potentiel maximum, alors assurez-vous de lire sur ceux que vous n’avez pas encore activés et voir comment vous pourriez utiliser les dans votre contexte d’affaires.