Conseils VoIP qui permettront d’économiser l’argent de votre démarrage

Nous avons tous été des startups à un moment donné; Nous connaissons tous les difficultés d’une petite équipe qui essaie de tout faire, du marketing à la vente, au support, à la facturation, aux achats et à toutes les autres activités et processus commerciaux cruciaux. Votre budget a probablement été touché à plusieurs reprises, et vous savez maintenant à quel point il est important de le gérer et de tirer le meilleur parti de chaque dollar.

Vous avez probablement entendu parler de l’utilité d’un système de téléphonie d’entreprise VoIP pour votre petite entreprise, parce que c’est tellement bon marché et polyvalent. Mais ce que nous allons faire dans cet article est aller un peu plus loin et énumérer quelques conseils que vous pourriez ne pas avoir été si utile pour économiser de l’argent avec votre système Hosted VoIP.

Économiser sur les ressources humaines

Un IVR (Auto Attendant) est la caractéristique la plus importante d’un système de téléphonie d’entreprise et un excellent outil pour une distribution efficace des appels. Avec son menu facile à utiliser (comme «pour les ventes, appuyez sur 1, pour appuyer sur 2, etc.»), l’IVR élimine le besoin d’une réceptionniste en envoyant rapidement les appels directement à l’extension ou au groupe sélectionné. En outre, ne pas retarder l’appel avec l’intervention d’une réceptionniste libérera vos lignes téléphoniques plus rapidement, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de payer pour une capacité téléphonique supplémentaire.

Conseil supplémentaire: assurez-vous d’ajouter l’option Appel par nom à votre standard automatique, de sorte que les appels puissent être acheminés directement à la bonne personne sans nécessiter de transfert de réceptionniste.

Même si vous voulez que vos appels soient traités par un humain, vous n’avez pas besoin d’embaucher un réceptionniste à temps plein; Un réceptionniste virtuel (répondeur téléphonique) peut gérer vos appels d’entreprise en votre nom à moins de la moitié du salaire d’une réceptionniste.

Fossé l’ancien télécopieur

Les télécopieurs deviennent obsolètes. Ce qui est important pour une entreprise en démarrage, c’est d’avoir les mêmes services ou des services améliorés avec moins de dépenses, et une solution e-fax fait juste cela – elle vous permet d’économiser de l’argent sur la machine, le papier et le toner. , recevoir et stocker des télécopies.

Utiliser un pont de conférence

La fonction de salle de conférence (ou de pont de conférence) d’un PBX virtuel peut vous faire économiser beaucoup d’argent et de temps de voyage; Il suffit de se réunir avec vos clients lors d’une conférence pour discuter plutôt que de faire des visites aux clients et d’organiser des déjeuners coûteux.

Réduire l’utilisation du téléphone cellulaire

Travailler à distance ou être sur la route signifie normalement s’appuyer sur un téléphone cellulaire pour entrer en contact avec le bureau ou les clients et partenaires; mais avec un système téléphonique VoIP, votre petite entreprise peut être n’importe où grâce à la possibilité de configurer vos lignes téléphoniques sur les applications Smartphone. L’utilisation de vos extensions même hors du bureau vous permet d’être joignable n’importe où sur le même numéro d’entreprise et d’utiliser les minutes de votre forfait PBX hébergé, ce qui élimine le besoin d’utiliser votre forfait cellulaire, plus cher que la VoIP. Si vous n’appelez pas beaucoup mais souhaitez tout de même recevoir vos appels professionnels sur un téléphone portable, vous pouvez toujours utiliser la fonction Rechercher / Suivez-moi qui transfère vos appels sans utiliser votre forfait de données.

Intégrez des solutions VoIP avec d’autres systèmes pour gagner du temps

Et le temps, c’est de l’argent pour n’importe quelle entreprise, pas seulement une petite entreprise. Avoir un système intégré de CRM et de téléphonie d’entreprise rationalisera votre activité et laissera plus de temps à vos employés pour faire preuve de créativité et développer votre activité. La solution CRM intégrée peut enregistrer automatiquement les appels, identifier les appels du client en faisant correspondre son numéro de téléphone avec l’entrée de la base de données, cliquer pour composer et bien d’autres.

Conseil supplémentaire: ajoutez une autre couche d’intégration en mettant en place un système de soins personnels dans votre système IVR; vos clients seront en mesure de connaître leur solde, payer une facture ou apporter des modifications à leurs comptes en naviguant dans les menus au lieu d’entrer en contact avec un employé.

Vous n’avez pas besoin de téléphones portables pour toute votre équipe

Si certains de vos employés ne sont pas à l’extérieur du bureau, il n’y a pas besoin de dépenser pour leur acheter des téléphones portables. Ils peuvent toujours utiliser leurs téléphones de bureau pour appeler d’autres membres de l’équipe (pour moins cher), et utiliser Email-to-SMS pour relayer les messages texte sur leur téléphone portable.

Louez du matériel ou utilisez des Softphones

Investir dans le matériel VoIP peut sembler beaucoup pour votre petite entreprise à gérer, il existe d’autres moyens d’avoir une technologie haut de gamme sans casser la banque. Recherchez un fournisseur VoIP qui offre également la possibilité de louer des téléphones IP, ou tout simplement utiliser un logiciel PC / Smartphone.

Comme toute autre technologie évolutive (souvenez-vous des téléviseurs en noir et blanc, des disquettes, des cassettes audio et du VHS?), La téléphonie est en constante évolution et la VoIP est la Smart TV et le lecteur flash des télécommunications. Que vous soyez une start-up, une petite ou moyenne entreprise ou que vous deveniez plus tard une entreprise, VoIP est là pour rester et devrait faire partie de votre entreprise à chaque étape, alors assurez-vous d’en tirer le meilleur parti.