Explicación de las funciones del PBX Alojado (Parte 1)

PBX alojado es un término de telecomunicaciones que se está volviendo omnipresente para un número cada vez mayor de empresas que implementaron este sistema de telefonía comercial o lo están planificandopara un futuro muy cercano.A partir de las pocas funciones de las líneas fijas tradicionales que todos sabíamos, ahora estamos bombardeados con docenas de nuevos términos elogiados y nombrados de diversas maneras por los proveedores de VoIP, que ni siquiera saben si serían útiles o no para su negocio.

Una decisión informada es siempre la mejor decisión, por lo que hemos llegado a la conclusión de que es hora de reunir todas estas funciones de PBX alojado en dos artículos completos que aclararán todos estos términos de VoIP de una vez por todas.

¿Qué es un PBX alojado?

Es natural que comencemos con una explicación del propio servicio antes de entrar en más detalles.

También conocido como: PBX Virtual, PBX en la Nube, Sistema de Teléfono Alojado, IP PBX Alojado.

PBXes un acrónimo paraPrivateBranch Exchange (Intercambio de Sucursales Privadas) una red centralizada de telefonía privada compuesta por todos los números de teléfono de la compañía y de los usuarios, quienes pueden tener números de teléfono individuales o extensiones. El software del PBX se puede instalar en equipos de hardware dedicado – PBX en el sitio, o en un servidor remoto –haciendo de éste un PBX Hospedado, por lo que la diferencia entre un PBX hardware y un PBX Hospedado es la ubicación donde se encuentra alojado el software.

Reglas de respuesta

También conocido como: Reglas de horario de Negocios, Modo día / noche,Hora de Enrutamiento de Llamadas, Servicio Nocturno

Esta función del PBX alojado, ofrece al usuario varias opciones para manejar las llamadas entrantes utilizando los patrones preestablecidos. Por ejemplo durante el horario de negocio, las llamadas se pueden enviar a los empleados, mientras que fuera de las horas de negocio pueden ser enviadas al correo de voz de la empresa o a los teléfonos celulares. Las opciones pueden incluir la posibilidad de manejar las llamadas de manera diferente durante los fines de semana, en ciertos días (como los días festivos), entre ciertas horas o dependiendo del número de teléfono de quien llama
.
Consejo: Además de simplemente enviar las llamadas al correo de voz fuera del horario puede grabar diversos datos de la empresa o información útil para las personas que llaman.

Lista Negra

También conocido como: Selección de llamadas, Bloquear Números Desconocidos, Filtrado de llamadas, Lista de Bloqueo de Llamadas Selectivas, Llamada de Pantalla, Rechazo de Llamadas Selectivas, Rechazo de Llamadas Anónimas, Bloqueo de Llamadas.

La función de la Lista de Negra permite el bloqueo de llamadas entrantes de números que los usuarios no desean recibir. Por ejemplo, se puede utilizar para rechazar llamadas anónimas, o llamadas de ciertos vendedores por teléfono.

Consejo: Esta es una gran herramienta, especialmente para las empresas que utilizan un número de teléfono gratuito, evitando cargos por llamadas entrantes adicionales.

Reenvío de llamadas

También conocido como: Desvío de llamadas, Desviar llamada

Reenvío de llamadas re-direcciona las llamadas entrantes a otro destino, ya sea otro número de teléfono (dentro del PBX alojado o uno externo), otra extensión o varios grupos de llamada (grupos de búsqueda o colas de llamadas – por favor ver más abajo). Opciones generalmente incluyen ajustes para cuando el usuario está ocupado, cuando no hay respuesta, o siempre (incondicional).

Consejo: Reenviar una llamada a un número externo resultará en cargos adicionales o los minutos del plan de llamada serán utilizados, así como el sistema de teléfono hace una llamada al número de reenvío.

Identificador de llamadas

También conocido como: Identificación del Llamante, Identificador de Línea, llamando al número de destino, Llamando al número de Identificación, Presentación de identificación de línea.

El identificador de llamadas envía la identidad de la persona que llama (número de teléfono) al número de destino.

Consejo: El Identificador de Llamadas no es el mismo Identificador del Nombre del Llamante, que muestra el número y nombre de la persona que llama durante una llamada entrante.

Identificadores de Llamadas

También conocido como: Llamadas Etiquetadas

Si un usuario es parte de varios grupos de llamada (Grupos de búsqueda / colas de espera) Identificadores de Llamada es una manera fácil de determinar en qué línea está entrando una llamada. Por ejemplo, si el usuario es parte de la cola de ventas y también tiene un número directo, verá un texto que indica si la llamada está llegando a la Cola de ventas junto con el Identificador de Llamadas.

Consejo: Algunos proveedores de VoIP para empresas también brindan la opción de Confirmación, que indica al usuario que acepte o rechace una llamada. Esto es muy útil en caso de que tenga su línea de la oficina remitido a su número de teléfono móvil personal y le dará la oportunidad de responder con el nombre de la empresa en lugar de tratar la llamada como personal.

Registros de llamadas

También conocido como: Historial de llamadas, Reporte de Registro de Llamadas, Reporte de Detalles de Llamadas

Los registros de llamadas son una lista de llamadas realizadas, recibidas y perdidas en una línea telefónica, o en toda la central PBX. Éstos están generalmente disponibles en línea en el portal del cliente y también indican el tiempo de la llamada, la duración (o el inicio / final de la llamada) y el estado (si se respondió la llamada, la persona que llama llegó al tono de ocupado o el receptor no estaba disponible), además de ofrecer una opción para descargar en un archivo xls /xlsx /csv.

Estacionamiento de llamada/Captura de Llamada

También conocido como: Captura de LlamadaDirigida, Intercepción de Llamada

Una llamada estacionada es una llamada entrante que se envía a un “Estacionamiento Virtual de Llamadas” de donde puede ser contestada por cualquier otra persona. Esta es una función muy útil para recepcionistas, por ejemplo, quien necesite averiguar quién debería manejar cierta llamada, garantizando al mismo tiempo que la línea este libre para otras llamadas entrantes, o un usuario que responde una llamada desde una extensión y necesita continuarla desde otra. Durante este tiempo la persona que llama se pone en espera.

Consejo: Esta función también se puede utilizar para recuperar una llamada (origen) que está en curso en otra línea sin tener que usar la transferencia de llamadas (por ejemplo, una persona que llama alcanzó facturación en lugar de Soporte Técnico)

Lista de espera

También conocido como: Cola de Llamadas, Colas de Llamadas, Cola Virtual

Esta Función del PBX Virtual ofrece varias capacidades de enrutamiento de llamadas, especialmente para las empresas con un alto volumen de llamadas entrantes, y es una de las funciones imprescindibles de Call Center.Las personas que llaman se ponen en espera, mientras que llegan al siguiente agente disponible, mientras tanto escuchan música o anuncios de noticias personalizadas. La configuración incluye la cantidad máxima de llamadas en cola, un tiempo de espera de cola (tiempo para mantener a la persona que llama en la cola), destinos en el tiempo de espera de la cola, intervalos para reproducir los anuncios, tiempo de duración para los agentes (tiempo de espera antes de obtener un nueva llamada), patrones de llamadas (llamar a todos los agentes / menos llamadas recibidas / más recientes disponibles, etc.).

Grabación de llamada

También conocido como: Grabación Automática de Llamadas

La mayoría de los sistemas de teléfono de la empresa tienen la capacidad de grabar las conversaciones y los almacenan en el servidor. Por lo general, permite al administrador para seleccionar los usuarios, conferencias o colas que desea grabar.

Consejo: Si no desea que sus grabaciones sean almacenados por su proveedor de VoIP puede pedir que sean enviados por correo electrónico de forma automática una vez que se complete la llamada.

Transferencia de llamada

También conocido como: Transferencia de llamada en vivo, Transferencia de llamadas, Transferir

Transferencia de llamadas re-envía una llamada contestada desde el sistema de telefonía alojada a otro destino interno o externo (extensión o número).

Llamada en espera

También conocido como: Llamada en espera, Espera

Este bien conocido servicio reproduce un sonido cuando una segunda llamada entre durante una llamada ya establecida.

Consejo: Algunos proveedores ofrecen esta opción por separado delIntercambio de Llamadas, que permite al usuario poner la primera llamada en espera y recoger la nueva.

Directorio de la compañía

También conocido como: Directorio en la Red

El directorio de la compañía es una lista de todos los usuarios (extensiones) que forman parte del mismo sistema PBX alojado. En vez de recordar el número de extensión de un colega (que en las grandes empresas puede ser bastante difícil), el usuario simplemente marca una parte del nombre de la persona, y el sistema hace una llamada directa. Una vez que se añaden nuevos usuarios o los existentes se cambian, la lista se actualiza automáticamente, eliminando la necesidad de que una persona mantenga la exactitud de la información.

Consejo: También se puede utilizar como opción de Marcación por Nombre en la operadora automática de la compañía, de manera que las personas que llaman que saben los nombres de los empleados podrían llamar directamente, aun sin conocer la extensión.

Conducto

La función Conducto es menos conocida pero de gran valor para las empresas con múltiples ubicaciones de sus oficinas. Sin ella, los usuarios de diferentes lugares primero tendrían que marcar el número principal de la otra organización e introduzca la extensión que quieren alcanzar, mientras que utilizando el Conducto la persona que llama sólo tiene que marcar el código de la oficina (2 dígitos) más la extensión de la otra parte.

Sala de conferencias

También conocido como: Puente de Conferencia, Conferencias de audio

Una sala de conferencias implica a más de 3 usuarios que están en la misma llamada en un momento determinado. Las personas que llaman marcar una extensión / uno o más números dedicados, introduce el número de conferencias y un código PIN y participa en la misma conversación telefónica. El administrador de una conferencia por lo general tiene la posibilidad de invitar, eliminar o silenciar a los asistentes.

Consejo: Una sala de conferencias puede ser una opción en su compañía operadora automática, de manera que las personas que llaman pueden llegar fácilmente a ella. Se puede utilizar varios números locales, números gratuitos o internacionales.

Acceso Directo al Sistema Interno

También conocido como: Portal de llamadas de voz, Acceso móvil

ElAcceso directo al sistema internopermite a un usuario llamar desde la línea de negocio de VoIP usando su extensión e introduciendo un número PIN. De esta manera los minutos usados se toman del plan de llamadas de negocios y el usuario llama al exterior utilizando el identificador de llamadas de la empresa.

¿Quieres saber más acerca de la lista de funciones del PBX alojado?

Parte 2

Anneau distinctif

Aussi connu sous: Ident-A-Call, Smart Ring

Avec Cloud PBX ayant tant d’options pour regrouper les appels et les utilisateurs, il est nécessaire que les employés sachent sur quel numéro ils sont appelés. La fonction de sonnerie spéciale permet la configuration de différentes sonneries pour les appels ou les files d’attente internes, externes ou transférés.

Ne pas déranger

Cette fonctionnalité traite tous les appels entrants comme si la ligne de l’utilisateur était occupée.

Redirection d’urgence

Aussi connu sous: Renvoi d’appel non disponible, Renvoi d’appel hors de portée

La redirection d’urgence offre la possibilité d’envoyer des appels entrants vers un autre numéro de téléphone ou poste lorsque la ligne téléphonique n’est pas en service (par exemple, dans le cas d’une panne d’Internet ou d’une panne de courant).

Trouvez-moi / Suivez-moi

Aussi connu sous: Single Number Reach, Séquentiel Ring / Simultaneous Ring

Ce service offre la possibilité d’avoir plusieurs numéros de téléphone en même temps ou séquentiellement avec la ligne principale de l’entreprise. Lorsque la sonnerie séquentielle est activée, le système sonne le premier numéro et s’il n’y a pas de réponse, l’appel est envoyé au numéro suivant.

Masquer mon numéro

Également connu en tant que: Bloc d’appel, Blocage d’identification de l’appelant

Lorsqu’elle est activée, l’option Blocage de l’identification de l’appelant envoie tous les appels ou les appels sélectionnés comme anonymes en restreignant l’identité de l’appelant.

Groupe de recherche

Aussi connu sous: Ring Group, Call Hunting, Groupes de distribution, Line Hunting

Ce service crée divers groupes au sein d’un système téléphonique VoIP, généralement en fonction de chaque département de l’entreprise. Le groupe de recherche peut être configuré pour sonner de manière séquentielle (lorsque le premier utilisateur ne répond pas ou est déjà en cours d’appel, l’appel est envoyé à l’utilisateur suivant), simultanément (tous en même temps) ou en boucle.

Réponse vocale interactive (RVI)

Également connu en tant que: standard automatique, réponse vocale interactive virtuelle, standard automatisé

L’IVR est probablement la caractéristique la plus importante de Virtual PBX en raison de son utilisation répandue; Presque toutes les entreprises ont actuellement ce système pour accueillir leurs appelants. L’IVR (Standard automatique) lit un enregistrement audio invitant l’appelant à sélectionner parmi plusieurs options (par exemple: Pour le service clientèle, appuyez sur 1, sur Ventes, appuyez sur 2, etc.). Une fois la sélection effectuée, l’appelant est dirigé vers la destination choisie, qui peut être un poste, un numéro direct, un groupe de recherche, une file d’attente, une boîte vocale ou même un numéro de téléphone en dehors du système PBX.

Interphone

Aussi connu sous: Paging, Push to Talk

L’Intercom est une version moderne du système de haut-parleurs bien connu. Le système de téléphonie d’entreprise envoie des appels via le réseau vocal interne et les transmet à l’aide de la fonction haut-parleur des téléphones IP. L’utilisateur admin compose une extension qui effectue un appel sortant à tous les utilisateurs du groupe et relaie le message sans que les employés n’aient à décrocher le téléphone. Le message pourrait être informatif seulement – lorsque les micros des parties réceptrices sont en sourdine – ou un appel bidirectionnel où l’employé peut répondre.

Restriction IP

Un aspect crucial de chaque système téléphonique est sa sécurité, et la restriction d’IP est une caractéristique qui contribue de manière significative à cela, en permettant d’appeler ou de recevoir des appels uniquement pour les téléphones ayant l’adresse IP de l’entreprise.

Surveillance des appels du gestionnaire

Aussi connu sous: Barge-in, Call Mentoring, Call Monitoring

Une fonctionnalité très populaire parmi les entreprises de type centre d’appels, Gestionnaire d’appel de surveillance fournit un superviseur avec la possibilité d’écouter une conversation en cours qui se passe sur le réseau vocal de l’entreprise. Cette option peut être utilisée pour former ou évaluer des employés, tandis que son option «Murmure» permet au superviseur de parler à l’employé et de donner des indications sans l’audience de l’autre partie.

Retentir

Aussi connu sous: Click to Call, Click-to-Talk, Demander un appel, Appelez-moi maintenant

Ceci est un ajout tout à fait nouveau à la liste des fonctionnalités du PBX hébergé grâce aux avancées récentes de la VoIP. Il crée un lien entre le site Web d’une entreprise et son système téléphonique professionnel, permettant aux utilisateurs du site de lancer un appel téléphonique instantané à la fois à son numéro de téléphone et au numéro de téléphone de l’entreprise. Ceci est généralement fait en ayant un champ sur le site Web où l’utilisateur entre son numéro de téléphone, et un bouton pour lancer l’appel (comme “Appelez-moi maintenant”)

Destinations sortantes sélectives

Aussi connu sous: Codes d’autorisation

Si une entreprise souhaite que ses employés aient différents types d’accès à son système téléphonique, les destinations sortantes sélectives font exactement cela. L’administrateur sélectionne les utilisateurs autorisés uniquement à recevoir des appels, à effectuer uniquement des appels internes, uniquement à un certain préfixe ou à accéder à toutes les destinations, y compris internationales.

Numérotation abrégée

Aussi appelé: Composition abrégée, Appel de vitesse

Les numéros abrégés sont des codes courts utilisés pour atteindre un certain numéro de téléphone ou une extension sans avoir à composer le numéro de téléphone complet.

Appel à trois (appel à trois)

Aussi connu sous: Conférence téléphonique, N-Way Calling, Téléconférence, Appel de groupe

Cette fonctionnalité populaire connecte un tiers à une conversation déjà en cours. L’un des deux participants met l’autre en attente en composant le troisième numéro; Une fois l’appel reçu, l’utilisateur unifie les deux conversations en un seul appel.

Messagerie vocale-à-courriel

Aussi connu sous: :Enhanced Voicemail

En plus d’être une boîte vocale, la messagerie vocale envoie une copie de chaque message vocal à une adresse électronique. L’e-mail contient généralement le fichier audio contenant le message, ainsi que des détails relatifs à l’heure à laquelle il a été laissé, au numéro de téléphone de l’appelant et à la durée.

Eh bien, cela met fin à notre série de fonctionnalités Hosted PBX; Alors que les fournisseurs de VoIP peuvent les nommer différemment, présenter certains des éléments séparément ou n’en proposer que quelques-uns, ce sont les fonctionnalités les plus importantes que vous trouverez dans leur offre. Il est important d’identifier ceux dont votre entreprise a besoin et, si possible, de ne payer que ceux qui sont nécessaires. Un autre aspect important est d’utiliser au mieux tous les composants de votre paquet; pour cela, assurez-vous de lire nos 8 trucs et astuces secrets sur l’utilisation de la VoIP plus efficacement.