Quel est le meilleur système téléphonique pour une entreprise?

Parmi toutes les questions que tout propriétaire d’entreprise essaie de trouver la réponse en ligne, c’est l’un des plus fréquents. Nous remarquons également que les réponses les plus fréquentes comprennent les offres des fournisseurs VoIP professionnels ou d’autres utilisateurs partageant leur expérience.

Trouver un fournisseur VoIP fiable est une partie importante de l’équation, mais ce que la plupart oublient de dire est que plus important encore est d’identifier le système de téléphone d’affaires dont vous avez besoin, selon les besoins, les caractéristiques et le budget de votre entreprise. Dans cet article, nous ferons exactement cela – prendre différents types de services et de configurations et vous montrer pourquoi ils pourraient ou ne pourraient pas bien fonctionner pour votre entreprise.

PBX hébergé avec téléphones IP

Comment ça marche

Le système téléphonique (PBX) réside sur les serveurs de votre fournisseur et la connexion à celui-ci est faite en utilisant des téléphones IP. Ce sont des téléphones professionnels connectés directement à Internet et spécialement conçus pour la technologie VoIP et les fonctionnalités VoIP.

Avantages

  • Frais mensuels moyens – le prix par utilisateur commence à environ 15,00 $ / mois
  • Investissement initial moyen dans l’équipement – le prix d’un téléphone IP commence à environ 120 $
  • Qualité optimale grâce aux téléphones IP et à la voix HD, ainsi qu’à l’utilisation maximale des fonctions professionnelles VoIP
  • Aucun coût pour les serveurs nécessaires pour héberger le système téléphonique
  • Aucun coût pour l’administration du PBX car il est géré par le fournisseur
  • Évolutif – peut ajouter ou supprimer des utilisateurs à tout moment

C’est la configuration la plus recommandée pour la majorité des entreprises grâce à son équilibre entre les coûts moyens et les meilleures performances et la qualité des appels.
Les inconvénients

  • Si la plupart de vos employés travaillent à partir d’ordinateurs portables se connectant sans fil au réseau, vous devrez peut-être effectuer des travaux réseau supplémentaires pour connecter des câbles Ethernet à chaque bureau.
  • L’investissement dans les téléphones IP peut être élevé, en particulier pour les déploiements importants
  • Pas de contrôle sur la configuration générale du PBX (seulement l’accès aux fonctionnalités), ce qui signifie que vous devez faire confiance à votre fournisseur VoIP avec la sécurité et la stabilité de votre système téléphonique professionnel
  • Plus difficile à utiliser et à transporter pour les voyageurs d’affaires car ils nécessitent une connexion physique

Recommandations

  • Si votre réseau local le permet, utilisez les téléphones IP qui se connectent avec PoE (Power over Ethernet) pour éviter d’avoir à travailler plus de câbles.
  • Ne pas opter pour les téléphones IP les moins chers ou haut de gamme à moins qu’ils ne vous conviennent. Plus sur le choix du bon téléphone IP dans notre article dédié.

PBX hébergé avec applications de bureau ou Smartphone

Comment ça marche

Le système téléphonique (PBX) réside sur les serveurs de votre fournisseur et la connexion à celui-ci est effectuée à l’aide de Softphones de bureau / mobiles. Ce sont des applications logicielles configurées et agissant comme un téléphone IP, permettant à l’utilisateur de recevoir et de passer des appels à l’aide d’un PC, d’un ordinateur portable ou d’un Smartphone.

Avantages

  • Frais mensuels moyens – le prix par utilisateur commence autour de 15,00 $ / mois
  • Faible investissement initial – le coût d’une licence de logiciel commence à environ 5,00 $ pour une application mobile et 30 $, plus il y a beaucoup d’applications VoIP gratuites
  • Aucun coût pour les serveurs nécessaires pour héberger le système téléphonique
  • Aucun coût pour l’administration du PBX car il est géré par le fournisseur
  • Évolutif – peut ajouter ou supprimer des utilisateurs à tout moment
  • Facile à utiliser pour les voyageurs d’affaires car il peut être connecté tout de suite partout où il y a une connexion Internet
  • Pas de câblage supplémentaire au bureau

Les inconvénients

  • Qualité d’appel inférieure en raison de l’absence de codecs haute compression
  • Impossibilité d’utiliser certaines fonctionnalités, telles que le champ de lampe occupé (BLF) ou l’interphone
  • Pas de contrôle sur la configuration générale du PBX (seulement l’accès aux fonctionnalités), ce qui signifie que vous devez faire confiance à votre fournisseur VoIP avec la sécurité et la stabilité de votre système téléphonique professionnel
  • Vous ne pourrez pas recevoir ou passer d’appels si l’ordinateur ou le téléphone n’est pas allumé
  • L’utilisation du service VoIP sur un réseau 4G peut utiliser votre forfait de données mobiles

Recommandations

  • Les logiciels sous licence offrent une qualité d’appel supérieure et offrent plus de fonctionnalités que les gratuits (par exemple, avec certaines fonctionnalités gratuites, vous ne pouvez pas transférer d’appels ou passer un appel à trois).
  • Configurez des fonctionnalités supplémentaires lorsque votre ordinateur n’est pas allumé, comme le renvoi d’appel, pour éviter les appels manquants

PBX hébergé avec ATA

Comment ça marche

Cette configuration est également hébergée du côté de l’opérateur VoIP professionnel, en utilisant des adaptateurs téléphoniques analogiques (ATA) pour permettre à un téléphone ordinaire de se connecter à Internet.

Avantages

  • Frais mensuels moyens – le prix par utilisateur commence à environ 15,00 $ / mois
  • Investissement moyen – le coût d’un ATA avec 2 ports commence à environ 70 $
  • Aucun coût pour les serveurs nécessaires pour héberger le système téléphonique
  • Aucun coût pour l’administration du PBX car il est géré par le fournisseur

Les inconvénients

  • Un câblage supplémentaire au bureau est nécessaire car les ATA se connectent entre le modem / routeur et le téléphone
  • Qualité d’appel inférieure
  • Impossibilité d’utiliser certaines fonctionnalités, telles que le champ de lampe occupé (BLF) ou l’interphone
  • Pas de contrôle sur la configuration générale du PBX (seulement l’accès aux fonctionnalités), ce qui signifie que vous devez faire confiance à votre fournisseur VoIP avec la sécurité et la stabilité de votre système téléphonique professionnel

Recommandations

  • Un ATA est limité au nombre de ports qu’il inclut (chaque port connecte un téléphone), il est donc indiqué que vous achetez du matériel avec plus de ports dont vous avez initialement besoin, donc un autre investissement est évité si vous ajoutez d’autres employés.

Propre PBX et SIP Trunking

Comment ça marche

Votre système de téléphonie d’entreprise est entièrement géré et hébergé par votre entreprise, que le PBX soit basé sur un logiciel. Tout comme un PBX hébergé, il peut être utilisé avec les téléphones IP, Softphones et ATA. Pour connecter le PBX au réseau public, vous devez disposer des services SIP Trunking d’un fournisseur de services téléphoniques professionnels.

Avantages

  • Frais mensuels bas – le prix par coffre SIP commence à environ 10,00 $ / mois
  • Contrôlez l’ensemble de vos paramètres PBX, ainsi que les fonctions de sécurité
  • La plus haute qualité si utilisé avec les téléphones IP

Les inconvénients

  • Investissement initial élevé dans l’équipement – un appareil PBX ou un logiciel PBX ne coûte pas moins de quelques centaines de dollars
  • Coûts de maintenance très élevés: hébergement de serveurs, personnel permanent pour la maintenance et le dépannage du système téléphonique
  • Des risques plus élevés de pannes et d’atteintes à la sécurité; les opérateurs VoIP établis ont des réseaux redondants en place, de sorte que lorsqu’un serveur tombe en panne, un autre prend le relais, ainsi que des couches de sécurité complexes pour protéger le réseau d’être attaqué
  • Pas facilement évolutif, car le matériel PBX prend en charge un nombre maximum d’utilisateurs, et les licences PBX sont émises par édition, ce qui dépend également du nombre d’utilisateurs

Recommandations

  • Assurez-vous que votre équipe informatique est prête et qualifiée pour entreprendre le projet d’installation et de maintenance d’un PBX IP, ou embaucher une société de services informatiques
  • Mettez à niveau ou mettez à jour votre réseau interne pour fournir le meilleur environnement et la meilleure protection pour votre système téléphonique de bureau (par exemple, les pare-feu et la configuration de la qualité de service)

Numéros virtuels transmis aux téléphones cellulaires

Comment ça marche

L’ensemble du système téléphonique est composé de numéros virtuels locaux qui sont transmis à des numéros de téléphone cellulaires existants.

Avantages

  • Frais mensuels très bas – vous pouvez obtenir un numéro virtuel pour aussi peu que 2,00 $ / mois, plus les frais d’expédition (2 à 5 cents la minute)
  • Pas de frais de maintenance
  • Aucun matériel ou câblage supplémentaire requis
  • Une configuration rapide et facile (tout ce que vous devez faire est de fournir le numéro vers lequel les appels doivent être dirigés).

Les inconvénients

  • Cette configuration ne vous permet pas d’effectuer des appels à partir de vos numéros virtuels, ce qui signifie que vous utiliserez les minutes de vos forfaits de téléphonie cellulaire, ainsi que de rappeler des clients à partir d’un numéro qu’ils ne connaissent pas.
  • Aucune fonctionnalité avancée que vous pouvez utiliser, comme un système RVI
  • Généralement, un numéro de téléphone virtuel est fourni avec une ligne téléphonique (canal) incluse, et une ligne de téléphone portable ne peut pas prendre en charge plus d’un appel (plus l’appel en attente) à la fois; Si vous souhaitez autoriser plusieurs appels entrant en même temps, cette configuration ne fonctionnera pas pour votre entreprise.

Recommandations

  • Si vous voulez vraiment aller avec un système de transfert, il est préférable d’obtenir un PBX hébergé et faire transférer ses extensions vers les téléphones portables. Cela vous fournira une image professionnelle (vous pouvez configurer des salutations et des options IVR, des groupes de recherche de ligne, etc.), et vous évitera les coûts de transfert, car vous pouvez utiliser les minutes incluses dans votre paquet PBX hébergé. De plus, vous pouvez configurer des fonctionnalités telles que DISA (Direct Inward System Access) pour permettre à vos employés d’appeler en utilisant le plan PBX hébergé depuis leur téléphone portable en utilisant un code PIN.

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