7 nuevos tips para ahorrar el dinero de tu startup usando VoIP

tips VoIP que salvaran el dinero de tu startup - PBX alojado México

Todas las empresas han sido startups en algún momento. Todos conocemos lo que conlleva el esfuerzo de un pequeño equipo tratando de hacerlo todo, desde marketing, ventas, soporte, facturación, compras y todas las demás actividades cruciales y procesos de negocio. Probablemente, tu presupuesto ha sido afectado un par de veces también, y por ahora sabes lo importante que es saber administrarlo y sacar el máximo provecho de cada dólar.

Puede que también hayas oído de cuán beneficioso puede ser un sistema de telefonía de negocios VoIP para tu pequeña empresa, por ser tan barato y versátil. Pero lo que vamos a hacer en este artículo es ir un poco más profundo, haciendo una lista de algunos consejos que probablemente no sabías que eran tan útiles para ahorrar dinero con tu sistema hospedado VoIP.

Ahorra en recursos humanos

Un IVR (Operador Automático) es la función más importante de un sistema telefónico de empresas y una gran herramienta para una distribución de llamadas de forma eficiente. El IVR elimina la necesidad de una recepcionista, enviando rápidamente las llamadas directamente a la extensión o grupo seleccionado, y con su menú fácil de usar (ej. “para ventas, marque ”1”; para soporte, marque ”2”, etc.”). Además, eliminas el retraso de la llamada con la intervención de una recepcionista, y esto hará que tus líneas telefónicas se liberen más rápido. Esto significa que no necesitarás pagar por la capacidad adicional de la línea telefónica.

Tip adicional: Asegúrate de agregar la opción ”Marcación por Nombre” a tu Operador Automático, de modo que las llamadas puedan ir directamente a la persona adecuada sin necesidad de una transferencia de recepcionista.

Incluso, si deseas que tus llamadas sean respondidas por una persona, no tienes por qué contratar a una recepcionista de tiempo completo. Una Recepcionista Virtual (Servicio de Contestadora) puede manejar las llamadas de tu empresa a tu nombre, a menos de la mitad del salario de una recepcionista.

 Deshazte de la vieja máquina de fax

Las máquinas de fax se están volviendo obsoletas. Lo que es importante para un negocio startup es tener los mismos o mejores servicios con menos gastos, y una solución de e-fax hace exactamente eso: ahorra dinero en la máquina en sí, en papel y en tóner, y a la vez proporciona una forma más fácil y rápida de enviar , recibir y almacenar faxes.

Utiliza un puente de conferencia

La función de ”Sala de Conferencias” o ”Puente de Conferencias” de un PBX Virtual puede ahorrar tanto dinero como tiempo de viaje. Simplemente reúnete con tus clientes en una conferencia para discutir, en lugar de hacer visitas al cliente y de planificar caros almuerzos.

Reduce el uso del teléfono celular

Trabajar a distancia o fuera del lugar de oficina, significa normalmente tener que confiar en un teléfono celular para ponerse en contacto con la oficina, o con los clientes y socios. Pero con un sistema de teléfono VoIP tu pequeña empresa puede estar en cualquier lugar gracias a la capacidad de configurar tus líneas telefónicas en las aplicaciones de Smartphone. El uso de tus extensiones, incluso estando fuera de la oficina, permite que otros te puedan localizar en cualquier lugar a través del mismo número de negocio, y te permite también utilizar los minutos en tu paquete de PBX alojado. Esto elimina la necesidad de utilizar tu plan de telefonía celular, conocido por ser mucho más caro que VoIP. Si realizas muchas llamadas pero todavía deseas recibir llamadas de tu empresa en un teléfono celular, siempre puedes usar la función ”Buscarme/Seguirme” que reenvía tus llamadas sin usar tu plan de datos.

Integra soluciones VoIP con otros sistemas para ahorrar tiempo

El tiempo es dinero para cualquier negocio, no sólo para los pequeños negocios. Tener un sistema integrado CRM y de teléfono de negocios agilizará tu actividad, y dejará más tiempo para que tus empleados muestren un mejor desempeño para hacer crecer tu negocio. La solución integrada CRM puede registrar las llamadas automáticamente, identificar la llamada del cliente haciendo coincidir su número de teléfono con la entrada de la base de datos, hacer clic para marcar y muchas funciones más.

Tip adicional: Añade otra capa de integración mediante la implementación de un sistema de autoevaluación en tu IVR. Tus clientes podrán averiguar su saldo, pagar una factura o hacer cambios en sus cuentas navegando en los menús, en lugar de ponerse en contacto con un empleado.

No necesitas teléfonos celulares para todo tu equipo

Si algunos de tus empleados no están fuera de la oficina por mucho tiempo, no hay necesidad de gastar en el uso de teléfonos celulares para ellos. Por el contrario, siempre pueden usar sus teléfonos de escritorio para llamar a otros miembros del equipo, y usar email a SMS para enviar mensajes de texto a sus teléfonos celulares.

Alquiler de hardware o uso de Softphones

Invertir en un hardware VoIP puede parecer una carga para tu pequeña empresa. Además, existen otras maneras de tener tecnología de primera sin tener que perder dinero. Por eso, busca un proveedor VoIP que también ofrezca la posibilidad de alquilar teléfonos IP, o simplemente utiliza Software para PC o Smartphone.

Al igual que cualquier otra tecnología que va evolucionando con el tiempo (como el ejemplo de los televisores en blanco y negro, discos, cassettes de audio y VHS), la telefonía está en constante desarrollo, y VoIP es el Smart TV y el flash drive de las telecomunicaciones. Si eres una startup, una pequeña o mediana empresa, o si más adelante vas a formar una empresa, VoIP está aquí para quedarse y debe ser una parte importante de tu negocio en cada paso del camino, así que asegúrate de aprovecharlo al máximo.